展覽會的邀請函應該怎麼寫呢？如果可以的話，當然希望能寫出讓人願意親臨現場的邀請函。對於需要發送給客戶或潛在客戶的展覽會邀請函，您是否有過這樣的困惑呢？
如果這是您第一次嘗試寫邀請函，公司內部沒有範本或經驗，可能會不清楚該如何開始。不過，只要遵守以下基本的商務禮儀，就能寫出不失禮的大眾邀請函：
- 遵守商務文件的結構
- 詳細記載必要的項目
- 使用符合季節的時候問候語
話雖如此，既然要發送邀請函，當然希望能讓更多人願意親自前來參觀。為了達到這個目標，不僅要遵守以上的商務禮儀，還需要在文案上多下功夫，讓對方覺得這是一個值得參觀的展覽會。這樣的邀請函應該要清楚地傳達出貴公司的展覽內容及其吸引力。
範例：
尊敬的某某株式会社 總務部 部長 小林一郎 様
株式会社某某 代表取締役 山田太郎
展覽會出展通知
敬啟：某某之候，敬祝貴公司興隆，萬事如意。非常感謝貴公司一直以來的支持與厚愛。
此次，我們公司將在某某地區於某月某日起舉辦的「某某展」上設立展覽攤位。這次展出的新產品「某某」具備諸多功能，相較以往產品有了顯著性能提升。我們的展覽攤位將舉行免費體驗活動，讓您親自感受這些新產品的魅力。
在百忙之中誠邀您光臨本次展覽會。
敬具
記
- 日期：令和某年某月某日～某月某日（共某天） 上午9時～下午5時
- 地點：某某地區
- 我們的展覽攤位：南區4樓 C17攤位
- 入場費用：某某日幣（憑此邀請函可免費入場）
- 當日聯絡方式：000-0000-0000
以上
同時，遵循這些寫作規範編寫邀請函固然重要，但還有其他一些能提高邀請函成功率的技巧。接下來，我們將介紹如何編寫「實際讓人願意前來參觀」的邀請函。
本文內容
- 展覽會邀請函基本商務禮儀
- 吸引人來參觀的文案技巧
- 展覽會邀請函範例七種
- 讓人願意來的關鍵注意事項
- 提高參觀率的發送方式
希望您能仔細閱讀本篇文章，並立即開始著手編寫邀請函。
1. 展覽會邀請函寫作：基本篇
邀請函的寫作首先要嚴格遵守商務禮儀。這特別適用於紙本邀請函。商務場合中，禮儀是基本中的基本。展覽會作為重要的商業活動，邀請函中自然也應體現這些基本禮儀。
1-1. 遵守商務文書結構
展覽會邀請函應按照以下商務文書的結構來編寫：
- 日期：發送日，使用和曆標明。
- 收件人：公司名、部門名、職位名和姓名。
- 發件人：公司名、部門名、職位名和負責人姓名。
- 標題：指出邀請参加展覽會。
- 前文：涵蓋招呼語、季節問候、對對方公司的繁榮表示祝賀及感謝。
- 主文：記載展覽會的詳情，包括展示內容、攤位資訊等。
- 末文：總結來訪邀請並加上結語如「敬具」。
- 附記：列出參觀所需的具體資訊。
如能依此結構逐條填入內容，就能輕鬆完成邀請函的基本框架。
1-2. 詳細記載必要項目
除結構外，詳細記載必要的資訊是商務禮儀的一部分。若資訊不足，可能會讓對方產生疑慮，增加前來參觀的難度。
邀請函中應確保記載以下必須資訊：
- 展覽會名稱
- 介紹的商品或服務
- 展覽日期與時間
- 地點及交通方式
- 展覽攤位位置
- 入場費用
- 聯絡方式
1-3. 使用符合季節的時候問候語
時候問候語的選擇需符合季節，這是禮儀之一。各月適用的問候語如下：
- 一月：上旬：小寒之候；中旬：寒冷之候；下旬：嚴冬之候
- 二月：上旬：嚴寒之候；中旬：向春之候；下旬：春寒之候
- ......
2. 展覽會邀請函寫作：進階篇
除了基本禮儀，還需在文案上進階，如：
- 加入吸引點：來訪的好處；展示吸引人的內容或活動
- 顧客價值：如展示產品的優勢和價值
- 根據顧客調整：依據顧客屬性改變邀請函內容
這些技巧能提升邀請函的吸引力，讓更多人願意來參觀。
3. 七種邀請函範例
這些範例包含紙本邀請函和電子郵件邀請函，以應對不同情境下的需求。
4. 五個提升來訪機率的關鍵
- 根據需要附加資料
- 附上介紹商品或服務的宣傳資料
- 加入手寫留言
- 確保信封內資料齊全
- 後續追蹤聯絡
5. 提高參觀率的方法
依客戶關係選擇合適的傳遞方式並確保邀請函提前一個月送達。
6. 如果發現邀請函製作負擔太重，可以考慮線上展覽
線上展覽可以簡化邀請函製作過程，有助於減輕負擔。
希望這篇文章能幫助您寫出成功的展覽會邀請函，讓更多人願意前來參觀。